Nadchodzi czas, w którym każdy dział PR firmy staje przed zadaniem organizacji spotkania dla potencjalnych klientów. Takim okresem jest zwykle czas wprowadzania na rynek nowej usługi lub produktu. W wielu branżach min: medycznej czy IT sama promocja poprzez standardowe kanały reklamy ( prasa, telewizja, Internet ) może nie wystarczyć, a promocja będzie wymagała wsparcia w postaci eventu lub konferencji. Wprawdzie event jest pojęciem stosunkowo szerokim i zawiera w sobie różne odmiany spotkań o charakterze biznesowym, naukowym czy rozrywkowym.

Dla potrzeb tego artykułu przyjmiemy definicje eventu jako spotkania charakterze rozrywkowym. Event w odróżnieniu od konferencji daje możliwość swobodnego spotkania i przedstawienia korzyści z zakupu i użytkowania naszego produktu. Swobodna atmosfera pozwala również na lepszy kontakt bezpośrednio z naszymi odbiorcami i partnerami, którzy potencjalnie będą dystrybuować produkt. Podczas konferencji taka swoboda jest możliwa jedynie w trakcie przerw i wieczornych spotkań. Konferencje mają z kolei tę przewagę, że podczas wykładów naszym uczestnikom, możemy przekazać bardzo precyzyjnie dane techniczne, warianty użytkowania. Dzięki wykorzystaniu pomocy multimedialnych przekaz jest bardziej atrakcyjny dla odbiorców.

Ważne jest miejsce naszego spotkania stąd warto przejrzeć portal konferencje.pl, który prezentuje nowoczesne sale konferencyjne wyposażone we wszystkie akcesoria jak i hotele i ośrodki wypoczynkowe idealne na organizację eventu. Tak naprawdę to produkt, branża, grupa docelowa determinuje jaki rodzaj spotkania wybierzemy dla promocji naszego produktu lub usługi. Zanim podejmiemy trud organizacji konferencji lub eventu należy bardzo dokładnie zbadać potrzeby naszych uczestników bo wielokrotnie połączenie wykładów z rozrywką daje gwarancję sukcesu.